Notion CRM 1일 구축법(시리즈 5편)

 

첫 문장(관심유발): 영업 리드가 산발하고 후속 관리는 엉켜서 기회가 자꾸 사라지나요? 이 글은 Notion만으로 **하루(1일) 안에 실무에서 바로 쓰는 CRM(영업 파이프라인)을 구축하는 방법**을 단계별로 보여드립니다 — 코드 없이, 복잡한 도구 없이도 가능합니다.

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① 왜 Notion으로 CRM을 구축해야 하는가?

Notion은 단순한 메모 툴을 넘어서 데이터베이스, 문서, 템플릿, 관계형(Relation) 링크를 한 공간에서 다룰 수 있는 플랫폼입니다. 영업팀 관점에서 보면 리드(Lead) 관리, 거래(Deal) 파이프라인, 커뮤니케이션 로그, 미팅 노트, 계약서 파일까지 하나의 워크스페이스에서 연동할 수 있다는 점이 가장 큰 장점입니다. 특히 초기 스타트업이나 소규모 영업팀은 전용 CRM을 새로 도입하기 전에 Notion으로 빠르게 프로세스를 검증하고 표준화할 수 있습니다. Notion에서 데이터베이스(Relational DB)를 활용하면 '고객 ↔ 거래 ↔ 활동(이메일·통화·미팅)' 구조를 자연스럽게 연결할 수 있어, 고객의 상태(리드, 접촉, 제안, 계약, 상실)를 한눈에 파악할 수 있습니다. 또한 필터·뷰(View) 기능으로 담당자별, 단계별, 마감일별로 커스터마이징된 파이프라인 뷰를 즉시 만들 수 있어 회의 전 상황 정리나 데일리 스탠드업에서 큰 효율을 냅니다. 무엇보다 Notion의 장점은 '문서화가 곧 데이터'라는 점입니다 — 회의록·제안서·템플릿이 동일 DB에 연결되어 있어 정보 왜곡을 줄입니다.

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② 구축 전 준비물과 설계: 데이터 구조(데이터베이스 설계)

1일 완성을 위해선 사전 설계가 핵심입니다. 먼저 최소한의 데이터베이스 스키마를 정합니다. 핵심 테이블은 크게 세 가지입니다: Contacts(연락처), Deals(거래/파이프라인), Activities(활동 로그). Contacts에는 회사명, 담당자명, 이메일, 전화, 산업(Industry), 획득 채널(Lead Source) 같은 기본 필드를 둡니다. Deals에는 Deal Name, Contact(Relation), 금액(Amount, 숫자 필드), 단계(Stage: Lead→Contacted→Proposal→Negotiation→Won/Lost), 예상 마감일(Close Date), 담당자(Owner) 필드를 둡니다. Activities는 Activity Type(이메일/전화/미팅), 내용, 날짜, 관련 Deal(Relation), 담당자 필드로 구성합니다. 이 세 DB를 Relation으로 연결하면 한 화면에서 '특정 고객의 모든 거래와 활동'을 불러올 수 있습니다. 추가로 파이프라인 대시보드용 DB(Reports)나 제품/서비스 목록(DB Product)을 하나 만들어 Deal과 연결하면 견적·제품별 매출 집계가 용이합니다. 권한과 뷰 설계도 미리 생각하세요: 영업 리더는 전체 접근, 영업사원은 본인 담당 Deal만 기본 노출 같은 권한 규칙을 정하면 데이터 보안과 집중도를 동시에 확보합니다.

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③ 1일 세팅 — 시간대별 단계별 실전 가이드

아래 가이드는 실제로 노트북 앞에서 1일(약 6~8시간) 내에 완료할 수 있는 단계입니다. 시간 배분을 권장 순서대로 제시합니다. 준비(30분): 팀의 핵심 필드(예: 금액, 단계, 담당자, 마감일)와 파이프라인 단계를 확정합니다. 엑셀로 기존 리드·거래가 있으면 CSV로 정리합니다. DB 생성(60분): Notion에서 Contacts, Deals, Activities 데이터베이스를 생성하고 필드를 추가합니다. Relation과 Rollup을 설정하여 Deal에서 Contact의 이메일·전화가 보이게 하고, Deal 총액 합계나 최근 활동일을 자동 집계합니다. 템플릿 제작(45분): 새 Deal 템플릿(예: 영업 초기 템플릿, 제안서 제출 템플릿, 계약 완료 템플릿)을 만들어서 버튼 클릭으로 동일한 구조의 페이지를 생성하게 합니다. 회의록 템플릿과 콜 로그 템플릿도 함께 준비합니다. 뷰 구성(45분): Kanban(칸반) 보드로 파이프라인 뷰 만들기, 캘린더 뷰로 마감일 표시, 테이블 뷰로 파워유저용 필터를 설정합니다. 담당자별 뷰, 금액 상위 10개 뷰 등도 만듭니다. 데이터 이관(60분): 기존 엑셀/CSV를 Contacts와 Deals에 가져오고 Relation을 수동으로 연결합니다(대량 이관은 CSV에서 키값을 이용해 매핑). 알림·간단 자동화(30분): Notion 자체 알림에 더해 Zapier(또는 Make)를 사용해 '새 Deal 생성 시 Slack 알림', '마감일 2일 전 이메일 리마인더' 같은 자동화를 설정합니다. 검증 & 테스트(30분): 가상 케이스를 넣어 흐름을 점검하고, 템플릿으로 새 Deal을 만들어 활동을 기록해봅니다. 마지막으로 팀 1~2명에게 데모를 보여 피드백을 받습니다. 이 루틴을 따르면 하루 안에 기본 파이프라인이 완성되고, 다음 날부터 실전 영업 데이터로 운영할 수 있습니다.

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④ 자동화·외부 연동: 이메일·캘린더·Slack 연동 시나리오

Notion은 자체 자동화 기능이 비교적 제한적이므로, Zapier·Make·Integromat 같은 연동 툴을 활용하면 실무 자동화를 확보할 수 있습니다. 예시 시나리오: 1) 이메일 인바운드 → 새 Contact 자동 생성: Gmail에서 특정 라벨이 붙은 메일을 트리거로 Zapier가 새로운 Contact와 첫 Activity(이메일) 레코드를 Notion에 생성합니다. 2) 캘린더 연동(미팅 자동 기록): Google Calendar에서 '미팅 종료'를 트리거로 Notion Activities에 회의 로그 생성, 관련 Deal과 Relation 연결. 3) Slack 알림: Deal 단계가 'Proposal'로 변경되면 Zapier가 Slack 특정 채널(예: #sales-notify)에 요약 메시지를 전송하여 팀이 즉시 상황을 공유하게 합니다. 4) 견적서 템플릿 자동 생성: Deal 금액 + 제품 항목을 읽어들여 Google Docs 템플릿에 견적서를 생성하고, 생성된 링크를 Notion Deal 페이지에 자동 삽입하는 워크플로우도 가능합니다. 기술적으로 더 고도화하려면 Zapier 대신 Make를 쓰면 멀티스텝 조건·필터·데이터 변환을 더 유연하게 처리할 수 있습니다. 단, 연동 시 보안(민감정보 포함 여부)과 API 사용량(요금)을 사전에 검토하세요.

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⑤ 운영 체크리스트·템플릿(지속 운영을 위한 룰)

세팅 후 운영이 실패하는 경우가 많습니다. 아래 체크리스트와 템플릿 권장 목록을 따라 정기적으로 관리하세요. 운영 체크리스트:

• ☑ 매일 아침(또는 주간) 파이프라인 검토: Stage별 Deal 수와 금액 확인
• ☑ 신규 Contact/Deal 입력 규칙 준수 여부 월 1회 감사
• ☑ 활동 로그(Activities) 누락 체크: 모든 Deal은 최근 활동이 7일 내에 있어야 함
• ☑ 권한 관리: 외부 링크·파일 첨부 권한 검토(분기별)
• ☑ 데이터 정합성: 중복 Contact 병합 규칙 적용(중복 이메일 기준)

권장 템플릿 목록(바로 복사해서 사용):

1. Deal 생성 템플릿: 고객 정보, 제안 요약, 예상 금액, 주요 리스크, 다음 액션
2. 콜 로그 템플릿: 통화 시간, 통화 목적, 결과, 다음 액션 담당자
3. 미팅 노트 템플릿: 참석자, 의사결정, 태스크, 담당자, 마감일
4. 제안서 완료 템플릿: 버전, 발송일, 회신 예정일, 첨부 파일 링크

이 템플릿들을 Notion의 '템플릿 버튼'으로 만들어두면, 영업사원이 클릭 한 번으로 동일한 구조의 페이지를 생성할 수 있어 업무 표준화에 큰 도움이 됩니다.

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⑥ Q&A: 실무에서 자주 묻는 질문

Q1. Notion으로 대량의 CRM 데이터를 관리해도 될까요?
A1. 소규모~중견 수준(수만 건 이하)에서는 문제 없습니다. 다만 매우 큰 레코드(수십만 건 이상)나 고속 검색이 필요한 경우 전용 CRM 성능을 고려하세요. Notion은 사용 편의성은 높지만 대규모 트랜잭션 처리에는 한계가 있습니다.

Q2. Notion에서 이메일 송수신을 바로 할 수 있나요?
A2. Notion 내에서 직접 이메일을 주고받는 기능은 제한적입니다. 이메일 연동은 Zapier/Make로 '이메일 수신 → Notion Activity 생성' 같은 자동화를 구축하거나, SendGrid 등 외부 서비스를 결합해 사용합니다.

Q3. 보안(개인정보) 문제는 어떻게 관리하나요?
A3. 개인정보(주민등록번호 등)는 Notion에 저장하지 않는 것을 권장합니다. 저장이 불가피한 경우, 접근 권한을 최소화하고 자체 암호화/백업 정책을 마련하세요. 기업용 Notion 플랜에서 SAML/SSO, 관리자 로그 기능을 활용해 접근 관리와 감사 로그를 활성화하세요.

Q4. 향후 전용 CRM(예: HubSpot)으로 옮기고 싶으면 어떡하나요?
A4. 초기 설계에서 '필수 키값(이메일, 연락처ID, DealID)'을 명확히 두면 CSV 추출을 통해 전환이 쉽습니다. Notion의 데이터는 수동 CSV 추출로 허브스팟·Pipedrive로 이관 가능하므로, 마이그레이션을 염두에 둔 키 설계가 중요합니다.

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⑦ 결론 및 다음 액션

정리하면, Notion은 초기 비용과 시간 투입을 최소화하면서도 실무에 바로 쓸 수 있는 CRM 파이프라인을 빠르게 만들기에 매우 적합합니다. 오늘 드린 데이터 모델(Contacts, Deals, Activities)과 1일 세팅 플랜, 자동화 시나리오, 템플릿을 그대로 따라하면 하루 안에 운영 가능 수준의 파이프라인이 완성됩니다. 다음 액션 제안: 지금 바로 팀의 최근 30개 리드(또는 30일치 리드)를 CSV로 추출해 이 가이드를 따라 Notion에 넣어 보세요.

 

🎯 업무 생산성·SaaS 시리즈, 20편중, 전4편 후6편 추천.

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